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Gérer son budget
Gérer son budget, c'est se donner toutes les chances de réaliser son projet de séjour. Pour envisager un voyage scolaire, il est indispensable de prévoir un budget prévisionnel qui identifie les postes des dépenses du séjour ainsi que les ressources qui pourront être collectées auprès de différents organismes de financement.
Les principaux postes de dépenses sont :
- Les coûts de transport
- L’hébergement
- La restauration (intégrer les éventuelles dépenses pendant le temps du voyage)
- Les visites, les intervenants et la location de matériel
- Les assurances
- Le matériel et outils pédagogiques
De plus, il faut bien tenir compte du coût du voyage des professeurs et des accompagnateurs, qui ne peut être imputé aux familles.
Pour vous faciliter la gestion de votre projet de voyage scolaire, nous vous proposons de vous appuyer sur cet exemple de BUDGET PRÉVISIONNEL.
La gestion de son budget pour réaliser son projet de séjour comprend :
- Planification financière essentielle : La gestion du budget est une étape fondamentale pour concrétiser un projet de séjour scolaire. Elle permet de déterminer les ressources nécessaires, d'établir un cadre financier solide et de garantir que le voyage se déroulera sans problèmes financiers imprévus.
- Identification des dépenses clés : Un budget prévisionnel identifie clairement les principaux postes de dépenses liés au voyage scolaire. Cela inclut les coûts de transport, d'hébergement, de restauration, de visites, d'intervenants, de matériel pédagogique et d'assurance.
- Transparence et contrôle : En ayant un budget bien défini, les enseignants et les organisateurs du voyage peuvent maintenir une transparence totale envers les familles et les partenaires financiers. Cela renforce la confiance et permet aux participants de mieux gérer leurs finances personnelles.
Trouver des sources de financement de votre séjour
Votre priorité est de réduire au maximum la contribution financière des familles. Pour atteindre cet objectif, plusieurs possibilités de financement sont disponibles, notamment sous forme de subventions et d'aides.
1- Aides des collectivités territoriales : De nombreuses collectivités locales telles que les mairies, les départements et les régions allouent des budgets spécifiques pour soutenir les voyages scolaires. Les régions Auvergne Rhône-Alpes, Savoie et Haute-Savoie sont des exemples de régions qui offrent des subventions pour les séjours scolaires. Il est essentiel de contacter leurs services pour explorer ces opportunités de financement.
2- Engagement des associations et coopératives : Les associations de parents d'élèves, les coopératives scolaires et les foyers socio-éducatifs peuvent jouer un rôle crucial dans le financement du projet. Ils peuvent contribuer financièrement ou organiser des activités de collecte de fonds pour aider à réduire la charge financière des familles.
3- Participation des entreprises privées : Les entreprises privées peuvent soutenir financièrement les voyages scolaires sous forme de dons ou de parrainage. Les enseignants peuvent solliciter des entreprises locales pour obtenir un soutien financier.
4- Comités Sociaux Economiques (CSE) : Dans certaines entreprises, les CSE peuvent contribuer au financement des voyages scolaires. Les parents d'élèves peuvent être encouragés à contacter leur CSE pour explorer cette option.
5- Aides sociales pour les familles en difficulté : Les écoles et les services sociaux locaux peuvent offrir des solutions de financement pour les familles en difficulté. Ils peuvent également fournir une assistance financière spécifique en fonction des besoins individuels des élèves.
6- Aides spécifiques en fonction de la thématique : Certains voyages scolaires axés sur des thèmes spécifiques, tels que la résistance ou l'écriture, peuvent être éligibles à un financement supplémentaire. Par exemple, la Direction de la Mémoire du Patrimoine et des Archives (DMPA) et la Direction Générale de l'Enseignement Scolaire (DGESCO) soutiennent les projets éducatifs liés au devoir de mémoire.
Zoom sur certains dispositifs d'aide au départ :
- Fonds de Dotation "Enfance et Montagne" : Ce fonds offre une aide financière de 1000€ à toutes les écoles de France pour les projets de classe de découvertes en Savoie ou Haute-Savoie. Cela peut contribuer de manière significative à réduire les coûts pour les écoles.
- Plateforme de financement participatif "La Trousse à Projets" : Elle soutient des projets éducatifs pour les élèves de la maternelle au lycée notamment les séjours scolaires à la montagne (classes de neige, classes vertes, classes de découvertes...). Elle aide les enseignants et la communauté éducative à promouvoir leurs initiatives en collectant les fonds nécessaires.
- Aide au transport de la Région Auvergne-Rhône-Alpes : Cette subvention est destinée aux écoles primaires de la région Auvergne-Rhône-Alpes. Elle permet aux classes de bénéficier jusqu'à 3 000€ de financement du transport pour leur séjour scolaire en montagne, dans la région.